Как вести личное дело сотрудника: правило задается подразделению, документы приходят к сотруднику готовыми.
Правило стандартных и необязательных документов, в личном деле — документ, готовый к подписи.
Экраны в фильме записаны в турецком интерфейсе Pulsar HRM.
Быстрые документы: документы личного дела и пакетная печать
В Управлении личными делами (Personel Özlük Yönetimi) один шаблон отмечается для всех как Стандартный (Standart), другой через Область необязательных документов (Opsiyonel Belge Kapsamı) привязывается только к мясникам цеха разделки. В Личной карточке (Sicil Kartı) нового мясника уже ждут документы, подходящие под правило; «Распечатать все» (Tamamını Yazdır) выводит их одной распечаткой с заполненными данными сотрудника. Когда подписанный экземпляр привязан к той же записи документа, документ нельзя сформировать заново; документы, поступающие извне, проходят проверку отдела кадров.
Кадровые документы по шаблонам: правило при приеме, стандартное или необязательное
В «Добавить общий документ» (Genel Evrak Ekle) один документ отмечается как стандартный для всех, другой — как необязательный; необязательный документ привязывается к подразделению и к функции или должности. Заданное правило записывается один раз и применяется к каждой новой личной карточке.
Электронное личное дело: в новой карточке документы готовы и печатаются одним файлом
В личной карточке нового сотрудника раздел «Документы» (Belge ve Evraklar) показывает документы, соответствующие правилам. «Распечатать все» (Tamamını Yazdır) объединяет их с заполненными данными сотрудника в один PDF.
Подписанный экземпляр, архив документов сотрудника и запрет повторного формирования
Подписанный экземпляр документа, например трудового договора, загружается в ту же строку и остается в записи этого документа. После привязки подписанного экземпляра документ повторно не формируется.
Внешние документы, контроль недостающих документов и проверка отделом кадров
Внешний документ, например справка о несудимости, загружается и проходит проверку отдела кадров. Статусы отображаются как «не подготовлен», «ожидает подписи», «отсутствует», «ожидает проверки» и «утверждён».
Как это работает
- В «Управлении личными делами» › «Добавить общий документ» (Personel Özlük Yönetimi › Genel Evrak Ekle) вы отмечаете шаблон, нужный всем, как «Стандартный» (Standart) и нажимаете «Сохранить выбор» (Seçimi Kaydet).
- Для шаблона, отмеченного как необязательный (Opsiyonel), вы выбираете в области действия подразделение и позицию или должность и сохраняете.
- На вкладке «Документы» (Belge ve Evraklar) Личной карточки (Sicil Kartı) нового сотрудника подходящие под правило документы ждут подготовки.
- Через «Распечатать все» (Tamamını Yazdır) ожидающие документы формируются одним PDF с заполненными данными сотрудника; их статус меняется на «Ожидает подписи» (İmza bekliyor).
- Вы загружаете подписанный экземпляр в ту же запись документа; документы, поступившие извне, загружаются и утверждаются после проверки отделом кадров.
Частые вопросы
Можно ли требовать документ для личного дела только от определенного подразделения или должности?
Да. В Области необязательных документов (Opsiyonel Belge Kapsamı) вы выбираете подразделение и привязываете правило ко всем сотрудникам подразделения, к одной позиции или к одной должности.
Можно ли заново сформировать документ после загрузки подписанного экземпляра?
Нет. После привязки подписанного экземпляра к той же записи документа действия «Создать / Создать заново» (Oluştur / Yeniden Oluştur) исчезают; вы только просматриваете распечатку и подтверждение.
Как проверить документы, которые сотрудник приносит извне?
Документ, требующий проверки отделом кадров, после загрузки получает статус «Ожидает проверки» (Kontrol bekliyor); отдел кадров добавляет заметку и завершает проверку кнопкой «Утвердить» (Onayla) или «Отклонить» (Reddet).
Как вести личные дела сотрудников?
Статья 75 Закона о труде Турции № 4857 (İş Kanunu) обязывает работодателя вести личное дело на каждого работника. В Pulsar кадровая служба формирует личные дела по правилам для документов: правила задаются один раз, в новой карточке подходящие документы уже готовы и печатаются одним файлом.
Что входит в личное дело сотрудника?
Какие документы требовать, решает компания; Pulsar позволяет отметить каждый документ как стандартный для всех или как необязательный для определённых подразделений и должностей и показывает недостающие документы в карточке.
Как вести перечень документов при приеме на работу?
Правила хранятся на экране «Добавить общий документ» (Genel Evrak Ekle); для каждого нового сотрудника перечень формируется автоматически, а сотрудников с недостающими документами можно отфильтровать и в списке персонала.
Можно ли распечатать все документы сотрудника за один раз?
Да. «Распечатать все» (Tamamını Yazdır) объединяет все подходящие по правилам документы с заполненными данными сотрудника в один PDF.
Можно ли изменить документ после загрузки подписанного экземпляра?
Нет. Документ, к которому привязан подписанный экземпляр, нельзя сформировать заново; подписанная копия остаётся в записи.
Как проверить внешние документы, например справку о несудимости?
Документ загружается в личную карточку, поступает на проверку в отдел кадров и после утверждения получает обновлённый статус.
Как работает электронное личное дело?
Правила для документов хранятся в разделе «Управление личными делами» (Personel Özlük Yönetimi) › «Добавить общий документ». Документы каждого сотрудника видны со статусами в личной карточке (Sicil Kartı) › вкладка «Документы»; подписанный экземпляр загружается в ту же запись документа, внешний документ — в свою строку.
Как заполнить личное дело сотрудника?
«Распечатать все» (Tamamını Yazdır) формирует ожидающие документы одним PDF с заполненными данными сотрудника. Документы подписываются, подписанный экземпляр загружается в ту же запись; внешние документы, например справка о несудимости, загружаются и утверждаются при проверке отделом кадров.
