Personalakte anlegen: Die Regel gilt für die Abteilung, die Unterlagen kommen fertig zur Person.
Regeln für Standard- und optionale Unterlagen, unterschriftsfertige Dokumente in der Personalakte.
Die Bildschirme im Film wurden in der türkischen Oberfläche von Pulsar HRM aufgenommen.
Schnelldokument: Personalakte: Unterlagen und Sammeldruck
In der Personalaktenverwaltung (Personel Özlük Yönetimi) wird eine Vorlage für alle als „Standard“ markiert, eine andere über den optionalen Dokumentumfang (Opsiyonel Belge Kapsamı) nur den Metzgern im Zerlegebereich (Kesimhane) zugeordnet. In der Personalstammkarte (Sicil Kartı) eines neuen Metzgers liegen die passenden Dokumente bereit; „Alle drucken“ (Tamamını Yazdır) erzeugt sie in einem einzigen Ausdruck mit ausgefüllten Personendaten. Sobald die unterschriebene Ausfertigung mit demselben Dokumenteintrag verknüpft ist, kann das Dokument nicht neu erzeugt werden; von außen eingehende Unterlagen durchlaufen die Prüfung der Personalabteilung.
HR-Dokumente automatisieren: Regel für Eintrittsunterlagen, Standard oder optional
Unter Allgemeine Unterlage hinzufügen (Genel Evrak Ekle) wird ein Dokument als Standard für alle, ein anderes als optional markiert; ein optionales Dokument wird an eine Abteilung sowie eine Funktion oder Berufsbezeichnung gebunden. Die Regel wird einmal festgelegt und bei jedem neuen Mitarbeiter angewendet.
Elektronische Personalakte: Beim neuen Eintrag liegen die Unterlagen bereit, Druck in einem Dokument
In der Personalstammkarte eines neuen Mitarbeiters zeigt Dokumente und Unterlagen (Belge ve Evraklar) die passenden Dokumente. „Alle drucken“ (Tamamını Yazdır) fasst alle mit ausgefüllten Personendaten in einem einzigen PDF zusammen.
Unterschriebene Ausfertigung, Mitarbeiter-Dokumentenarchiv und Sperre gegen Neuerstellung
Die unterschriebene Ausfertigung eines Dokuments wie des Arbeitsvertrags wird in dieselbe Zeile hochgeladen und bleibt bei diesem Dokumenteintrag. Nach dem Verknüpfen wird das Dokument nicht neu erstellt.
Externe Unterlagen, fehlende Dokumente im Blick und Prüfung durch die Personalabteilung
Externe Unterlagen wie ein Führungszeugnis werden hochgeladen und von der Personalabteilung geprüft. Die Statuskennzeichen lauten nicht erstellt, wartet auf Unterschrift, fehlt, wartet auf Prüfung und freigegeben.
So funktioniert es
- Unter Personalaktenverwaltung › Allgemeine Unterlage hinzufügen (Personel Özlük Yönetimi › Genel Evrak Ekle) markieren Sie die Vorlage, die alle benötigen, als „Standard“ und klicken auf „Auswahl speichern“ (Seçimi Kaydet).
- Für eine als optional markierte Vorlage wählen Sie im Geltungsbereich die Abteilung sowie Funktion oder Berufsbezeichnung und speichern.
- Auf der Registerkarte Dokumente und Unterlagen (Belge ve Evraklar) in der Personalstammkarte (Sicil Kartı) eines neuen Mitarbeiters warten die passenden Dokumente auf ihre Erstellung.
- Mit „Alle drucken“ (Tamamını Yazdır) werden die wartenden Dokumente als ein PDF mit ausgefüllten Personendaten erzeugt; ihr Status wechselt auf „Wartet auf Unterschrift“ (İmza bekliyor).
- Die unterschriebene Ausfertigung laden Sie in denselben Dokumenteintrag hoch; von außen eingehende Unterlagen werden hochgeladen und nach Prüfung durch die Personalabteilung freigegeben.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Dokument der Personalakte nur für eine bestimmte Abteilung oder Berufsbezeichnung verlangt werden?
Ja. Im optionalen Dokumentumfang (Opsiyonel Belge Kapsamı) wählen Sie die Abteilung und binden die Regel an alle Beschäftigten der Abteilung, an eine Funktion oder an eine Berufsbezeichnung.
Kann ein Dokument nach dem Hochladen der unterschriebenen Ausfertigung neu erstellt werden?
Nein. Sobald die unterschriebene Ausfertigung mit demselben Dokumenteintrag verknüpft ist, entfällt „Erstellen / Neu erstellen“ (Oluştur / Yeniden Oluştur); Sie sehen nur noch Ausdruck und Nachweis.
Wie werden Unterlagen geprüft, die Mitarbeitende von außen mitbringen?
Nach dem Hochladen erhalten prüfpflichtige Unterlagen den Status „Wartet auf Prüfung“ (Kontrol bekliyor); die Personalabteilung fügt eine Notiz hinzu und schließt mit „Genehmigen“ (Onayla) oder „Ablehnen“ (Reddet) ab.
Wie wird eine Personalakte angelegt? Aufbau der Personalakte
§ 75 des türkischen Arbeitsgesetzes Nr. 4857 (İş Kanunu) verpflichtet den Arbeitgeber, für alle Beschäftigten eine Personalakte zu führen. In Pulsar legt die Personalabteilung die Personalakte über Dokumentregeln an: Die Regeln werden einmal definiert, passende Unterlagen liegen beim neuen Eintrag bereit und werden in einem Ausdruck gedruckt.
Was gehört in die Personalakte?
Welches Dokument verlangt wird, legt das Unternehmen fest; Pulsar lässt jedes Dokument als Standard für alle oder als optional für bestimmte Abteilungen und Berufsbezeichnungen markieren und zeigt Lücken auf der Karte an.
Wie wird die Liste der Eintrittsunterlagen geführt?
Die Regeln werden im Bildschirm Allgemeine Unterlage hinzufügen (Genel Evrak Ekle) gepflegt; für jeden neuen Mitarbeiter entsteht die Liste automatisch, und fehlende Unterlagen lassen sich auch in der Mitarbeiterliste filtern.
Können alle Mitarbeiterdokumente auf einmal gedruckt werden?
Ja. „Alle drucken“ (Tamamını Yazdır) fasst alle passenden Dokumente mit ausgefüllten Personendaten in einem einzigen PDF zusammen.
Kann ein Dokument nach dem Hochladen der unterschriebenen Ausfertigung geändert werden?
Nein. Ein Dokument mit verknüpfter unterschriebener Ausfertigung kann nicht neu erzeugt werden; die unterschriebene Kopie bleibt im Eintrag.
Wie werden externe Unterlagen wie ein Führungszeugnis geprüft?
Die Unterlage wird in der Personalstammkarte hochgeladen, gelangt zur Prüfung durch die Personalabteilung, und nach der Freigabe wird ihr Status aktualisiert.
Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Die Dokumentregeln liegen in der Personalaktenverwaltung (Personel Özlük Yönetimi) › Allgemeines Dokument hinzufügen. Die Unterlagen jeder Person erscheinen mit Statusetiketten in der Personalstammkarte (Sicil Kartı) › Registerkarte Dokumente; die unterschriebene Ausfertigung wird in denselben Dokumenteintrag geladen, externe Unterlagen in ihre eigene Zeile.
Wie wird die Personalakte richtig geführt?
„Alle drucken“ (Tamamını Yazdır) erzeugt die ausstehenden Unterlagen als ein PDF mit ausgefüllten Personendaten. Die Unterlagen werden unterschrieben und die Ausfertigung in denselben Dokumenteintrag geladen; externe Unterlagen wie ein Führungszeugnis werden hochgeladen und in der HR-Prüfung freigegeben.
