ترتيب ملف الموظف: تُكتب القاعدة على القسم، وتصل المستندات إلى كل موظف جاهزة.
قاعدة المستندات القياسية والاختيارية، ومستند جاهز للتوقيع في السجل.
سُجّلت الشاشات الظاهرة في الفيلم من الواجهة التركية لـ Pulsar HRM.
المستندات السريعة: مستندات ملف الموظف والطباعة المجمّعة
في إدارة الملفات الشخصية (Personel Özlük Yönetimi) يُعلَّم قالبٌ على أنه قياسي (Standart) للجميع، ويُربَط قالبٌ آخر عبر نطاق المستندات الاختيارية (Opsiyonel Belge Kapsamı) بالجزّارين في قسم التقطيع (Kesimhane) وحدهم. وفي بطاقة السجل (Sicil Kartı) للجزّار الجديد تنتظر المستندات المطابقة للقاعدة جاهزة؛ ويُصدرها «طباعة الكل (Tamamını Yazdır)» في مخرَج واحد معبّأ ببيانات الشخص. وعند ربط النسخة الموقّعة بقيد المستند نفسه لا يمكن إعادة إصدار المستند؛ أما المستندات الواردة من الخارج فتمرّ بمراجعة الموارد البشرية.
أتمتة مستندات الموارد البشرية: قاعدة مستندات التعيين قياسية أو اختيارية
في إضافة مستند عام (Genel Evrak Ekle) يُعلَّم مستندٌ بأنه قياسي للجميع، وآخر بأنه اختياري؛ ويُربط المستند الاختياري بالقسم وبالمهمة أو المسمى الوظيفي. وتُكتب القاعدة المعرّفة مرة واحدة، وتُطبَّق في كل سجل جديد.
ملف الموظف الإلكتروني: المستندات جاهزة في السجل الجديد وتُطبع دفعة واحدة
في بطاقة سجل الموظف الجديد يعرض قسم المستندات والأوراق (Belge ve Evraklar) المستندات المطابقة للقاعدة. ويجمعها «طباعة الكل (Tamamını Yazdır)» كلها في ملف PDF واحد معبّأ ببيانات الشخص.
النسخة الموقّعة وأرشيف مستندات الموظف وقفل إعادة الإنتاج
تُحمَّل النسخة الموقّعة من مستند مثل عقد العمل في السطر نفسه وتبقى في سجل ذلك المستند. وبعد ربط النسخة الموقّعة لا يُعاد إنتاج المستند.
المستندات الخارجية ومتابعة المستندات الناقصة ومراجعة الموارد البشرية
يُحمَّل المستند الخارجي مثل صحيفة الحالة الجنائية ويمرّ بمراجعة الموارد البشرية. وتظهر ملصقات الحالة على النحو التالي: لم يُجهَّز، بانتظار التوقيع، ناقص، بانتظار المراجعة، معتمد.
كيف يعمل
- في إدارة الملفات الشخصية › إضافة مستند عام (Personel Özlük Yönetimi › Genel Evrak Ekle) تعلّمون القالب المطلوب للجميع بأنه قياسي (Standart) وتضغطون «حفظ الاختيار (Seçimi Kaydet)».
- في نطاق القالب الذي علّمتموه اختياريًا تختارون القسم والمهمة أو المسمى الوظيفي وتحفظون.
- في تبويب بطاقة السجل › المستندات والأوراق (Sicil Kartı › Belge ve Evraklar) للموظف الجديد تنتظر المستندات المطابقة للقاعدة بانتظار التجهيز.
- عبر «طباعة الكل (Tamamını Yazdır)» تُصدَر المستندات المنتظرة في ملف PDF واحد معبّأ ببيانات الشخص؛ وتصبح حالتها «بانتظار التوقيع (İmza bekliyor)».
- تحمّلون النسخة الموقّعة إلى قيد المستند نفسه؛ أما المستندات الواردة من الخارج فتُحمَّل وتُعتمَد بعد مراجعة الموارد البشرية.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن طلب مستند في ملف الموظف لقسم أو مسمى وظيفي محدّد فقط؟
نعم. في نطاق المستندات الاختيارية (Opsiyonel Belge Kapsamı) تختارون القسم وتربطون القاعدة بجميع العاملين في القسم، أو بمهمة، أو بمسمى وظيفي.
هل يمكن إعادة إنشاء المستند بعد تحميل النسخة الموقّعة؟
لا. بعد ربط النسخة الموقّعة بقيد المستند نفسه يختفي «إنشاء / إعادة إنشاء (Oluştur / Yeniden Oluştur)»؛ ولا يبقى إلا عرض المخرَج والدليل.
كيف تُراجَع المستندات التي يحضرها الموظف من الخارج؟
عند تحميل مستند خاضع لمراجعة الموارد البشرية ينتقل إلى حالة «بانتظار المراجعة (Kontrol bekliyor)»؛ وتضيف الموارد البشرية ملاحظة وتحسم الأمر عبر «اعتماد (Onayla)» أو «رفض (Reddet)».
كيف يتم ترتيب ملف الموظف؟
تنص المادة 75 من قانون العمل التركي رقم 4857 (İş Kanunu) على أن يُعدّ صاحب العمل ملفًا شخصيًا لكل عامل. وفي Pulsar تُجهّز الموارد البشرية ملفات الموظفين عبر قواعد المستندات: تُعرَّف القواعد مرة واحدة، وتصل المستندات المطابقة جاهزة في كل سجل جديد وتُطبع دفعة واحدة.
ما هي محتويات ملف الموظف؟
تحدّد الشركة المستندات المطلوبة؛ ويتيح Pulsar تعليم كل مستند بأنه قياسي للجميع أو اختياري لأقسام ومسميات وظيفية معيّنة، ويعرض النواقص في البطاقة.
كيف تُدار قائمة مستندات التعيين؟
تُحفَظ القواعد في شاشة إضافة مستند عام (Genel Evrak Ekle)؛ وتتكوّن القائمة تلقائيًا لكل موظف جديد، ويمكن تصفية الناقص منها في قائمة الموظفين أيضًا.
هل يمكن طباعة جميع مستندات الموظف دفعة واحدة؟
نعم. يجمع «طباعة الكل (Tamamını Yazdır)» جميع المستندات المطابقة للقاعدة في ملف PDF واحد معبّأ ببيانات الشخص.
هل يمكن تغيير المستند بعد تحميل النسخة الموقّعة؟
لا. المستند المرتبط بنسخة موقّعة لا يُعاد إنتاجه؛ وتبقى النسخة الموقّعة في القيد.
كيف تُراجَع المستندات الخارجية مثل صحيفة الحالة الجنائية؟
يُحمَّل المستند في بطاقة السجل، ويُحال إلى مراجعة الموارد البشرية، وتُحدَّث حالته عند اعتماده.
كيف يعمل ملف الموظف الإلكتروني؟
تُحفظ قواعد المستندات في إدارة الملفات الشخصية (Personel Özlük Yönetimi) › إضافة مستند عام. وتظهر مستندات كل موظف مع تسميات الحالة في بطاقة السجل (Sicil Kartı) › تبويب المستندات؛ وتُحمَّل النسخة الموقّعة في سجل المستند نفسه، والمستندات الخارجية في سطرها الخاص.
كيف يُملأ ملف الموظف؟
يُنتج «طباعة الكل» (Tamamını Yazdır) المستندات المعلّقة في ملف PDF واحد مملوء ببيانات الموظف. تُوقَّع المستندات وتُحمَّل النسخة الموقّعة في سجل المستند نفسه؛ أما المستندات الخارجية مثل صحيفة الحالة الجنائية فتُحمَّل وتُعتمد في مراجعة الموارد البشرية.
