Контроль версий документов: исправьте форму и опубликуйте — номер ревизии ISO увеличится сам.
Ревизия, предпросмотр на реальных данных и номер KYS/ISO в одном потоке.
Экраны в фильме записаны в турецком интерфейсе Pulsar HRM.
Ревизия шаблонов: ревизия шаблонов документов ISO
В Каталоге документов и шаблонов (Belge ve Şablon Kataloğu) «Начать ревизию» (Revizyon Başlat) открывает новый черновик из опубликованной версии. В редакторе шапка бланка заблокирована, блок качества берётся из записи KYS; добавляются поле данных и тройная подпись. Публикация выполняется со страницы предпросмотра на реальной форме отпуска и с PDF, сформированного из того же изображения. На экране KYS / ISO номер ревизии увеличивается автоматически.
Система управления документами: контролируемые документы KYS / ISO
Экран KYS показывает каждый контролируемый документ с номером документа KYS, шаблоном, номером ревизии, датой вступления в силу и статусом. В списке также видны тип владельца, организация, бланк, площадки и дата первой публикации.
«Начать ревизию»: черновик из опубликованной версии
В «Каталоге документов и шаблонов» (Belge ve Şablon Kataloğu) кнопка «Начать ревизию» (Revizyon Başlat) открывает новый черновик из опубликованной версии. Опубликованная версия не меняется.
Шаблоны документов: поля данных и тройная подпись в редакторе
В редакторе поле данных находится поиском и добавляется (например, дата выхода на работу), поле тройной подписи вставляется одним кликом, черновик сохраняется. На панели инструментов есть ориентация страницы, шрифт, кегль, межстрочный интервал, поиск и замена, а также выбор связанной таблицы.
Просмотр на реальных данных и PDF из того же изображения
В режиме публикации вводится номер реальной записи, и шаблон отображается в предпросмотре с её данными. Из того же изображения формируется PDF, и после проверки шаблон публикуется.
Ревизия документов ISO: номер ревизии растет сам
При публикации предыдущая активная версия переходит в архив, номер ревизии KYS увеличивается (например, 1.1) и записывается дата вступления в силу. Уведомление после публикации сообщает, что шаблон опубликован с проверкой предпросмотра на реальных данных и PDF из того же изображения страницы.
Как это работает
- В «Каталоге документов и шаблонов» (Belge ve Şablon Kataloğu) щёлкаете правой кнопкой по строке шаблона и кнопкой «Начать ревизию» (Revizyon Başlat) открываете новый черновик из опубликованной версии.
- В редакторе шапка заблокирована; кнопкой «Найти поле данных» (Veri alanı ara) вы добавляете поле данных, а кнопкой «Добавить блок из трёх подписей» (Üçlü imza alanı ekle) — сетку подписей.
- Кнопкой «Сохранить как черновик» (Taslak Olarak Kaydet) сохраняете черновик, затем в каталоге щёлкаете правой кнопкой по строке и выбираете «📢 Опубликовать» (Yayınla).
- Вводите номер формы отпуска, получаете «Предпросмотр с реальными данными» (Gerçek Verili Önizleme), проверяете PDF кнопкой «Создать PDF из того же изображения» (Aynı Görüntüden PDF Oluştur) и публикуете.
- В каталоге новая версия получает статус «Опубликовано» (Yayımlandı); на экране KYS / ISO обновляются номер ревизии и дата вступления в силу.
Частые вопросы
Нужно ли вручную менять номер ревизии ISO при изменении шаблона?
Нет. При публикации шаблона номер ревизии и дата вступления в силу в записи KYS обновляются автоматически. Блок качества в шапке (№ документа, № ревизии) также берётся из записи KYS.
Что происходит с предыдущей версией после публикации новой ревизии?
Ревизия открывается как черновик со следующим промежуточным номером после последней версии. При публикации предыдущая активная версия не удаляется, а переносится в архив.
Совпадет ли опубликованный PDF со страницей предпросмотра?
Для шаблона формы отпуска публикация выполняется со страницы, просмотренной на выбранной вами реальной форме отпуска; PDF формируется из того же изображения страницы и после проверки выполняется шаг «Опубликовать».
Как присваивается номер ревизии документа?
Он не присваивается вручную: при публикации шаблона, связанного с KYS, номер ревизии автоматически увеличивается и записывается дата вступления в силу.
Как вести контроль версий документов?
Через «Начать ревизию» (Revizyon Başlat) открывается черновик, вносятся изменения, документ проверяется в предпросмотре с реальными данными и публикуется; предыдущая версия переходит в архив.
Сохраняется ли история ревизий для управления документацией ISO 9001?
Да. Экран KYS показывает для каждого документа номер ревизии, дату первой публикации и вступления в силу и статус.
Можно ли изменить опубликованный шаблон?
Нет. Опубликованная версия не меняется; изменения вносятся через черновик новой ревизии.
Совпадает ли предпросмотр с PDF?
Да. PDF формируется из того же изображения страницы, что и предпросмотр с реальными данными, и без проверки публикация не выполняется.
Как устроена нумерация документов?
Нумерация документов привязана к записи KYS: номер документа KYS (например, IK-FR-012) хранится в этой записи, отображается вместе с шаблоном и подставляется в поле «Номер документа» в шапке.
