Система управления документами: шаблон создается один раз, документ печатается с реальными данными.
Один шаблон документа отмечается как стандартный для всех, другой — как необязательный только для определённых подразделений и должностей. В личной карточке нового сотрудника уже ждут документы, подходящие под правило; они печатаются одной распечаткой с заполненными данными, а подписанный экземпляр привязывается к той же записи.
Ревизия шаблона открывается из опубликованной версии, проверяется в предпросмотре на реальной записи, а номер ревизии KYS / ISO увеличивается автоматически. Срочные документы, например страховые полисы, открываются как черновики из записи актива, а день окончания попадает в календарь.
Система управления документами и электронные кадровые документы: функции — 3, короткие фильмы — 3
Функция 11 · 0:49Быстрые документы
Правило стандартных и необязательных документов, в личном деле — документ, готовый к подписи
Функция 37 · 0:50Ревизия шаблонов
Ревизия, предпросмотр на реальных данных и номер KYS/ISO в одном потоке
Функция 38 · 0:54Срочные документы
От актива — к черновику полиса и дню окончания в календаре
Конструктор документов и шаблоны документов: редактор TipTap и поля данных
Шаблоны проектируются в редакторе в браузере с текстом, таблицами и полями данных; страница в редакторе совпадает со страницей в PDF. Поле данных находится поиском и вставляется, тройной блок подписей размещается одним щелчком.
Документация СМК: черновик, публикация, архив и контроль версий документов
Шаблон проходит цикл «черновик — публикация — архив»; опубликованная версия не меняется, «Начать ревизию» (Revizyon Başlat) открывает новый черновик из опубликованной версии. Черновик просматривается на реальной записи, из того же изображения формируется и публикуется PDF, номер ревизии KYS / ISO увеличивается автоматически.
Шаблоны документов по площадкам: исходный шаблон и копия площадки
Системный шаблон — это источник; кнопкой «Активировать на площадках» (Lokasyonlarda aktif et) начинает работать копия для площадки, из неактивной копии документы не формируются. Длинный документ, печатаемый без открытия экрана, разбивается на страницы на сервере.
Готовые системные шаблоны и автоматическое формирование договоров: акты и формы
Трудовые договоры, форма передачи и возврата имущества / инвентаря, форма выдачи СИЗ, документы комитета İSG (охраны труда), обучения, несчастных случаев и корректирующих действий, бейдж посетителя и письмо в службу исполнения об увольнении поставляются как системные шаблоны. Каждый шаблон работает через активную копию на площадке, и документ печатается с реальными данными записи.
Автоматизация кадровых документов: обязательные и необязательные правила личного дела
Один документ отмечается как стандартный для всех, другой — как необязательный только для определённых подразделений и должностей. В личной карточке нового сотрудника подходящие под правило документы уже готовы, все печатаются одним выводом с заполненными данными сотрудника, а после загрузки подписанного экземпляра документ повторно не формируется.
Контроль сроков документов: договоры, внешние документы и напоминание об окончании
Внешние документы хранятся в зашифрованном виде с регистрационным номером. Когда в карточке автомобиля указывается окончание КАСКО и обязательной страховки, в разделе «Договоры и документы» (Sözleşmeler ve Belgeler) открываются черновики полисов; завершенный документ изменить нельзя, а дата окончания попадает в календарь как напоминание.
Мобильное приложение для кадровых документов: доставка, «ознакомлен» и согласие
Договор, уведомление KVKK (о защите персональных данных), инструкция по İSG (охране труда) и должностная инструкция направляются сотруднику через мобильное приложение; сотрудник открывает документ и отвечает «Прочитал, понял» (Okudum, Anladım). Явное согласие по KVKK даёт только сам сотрудник; канал ответа и ответивший фиксируются, документ попадает в личное дело.
Документы на фирменном бланке: профили бланков компании и подрядчиков
Для компаний и подрядчиков профиль бланка задается с официальным наименованием, адресом, налоговыми данными, префиксом кода документа и логотипом. В записи KYS (система менеджмента качества) шаблон связывается с профилем бланка, и документ печатается с этой шапкой.
Частые вопросы
Что такое система управления документами?
Система управления документами — это ПО, в котором шаблоны документов, их версии и созданные документы управляются в одном месте. В Pulsar шаблон переходит из черновика в публикацию и из публикации в архив, а документы печатаются с реальными данными записей.
Как вести контроль версий документов?
В опубликованном шаблоне «Начать ревизию» (Revizyon Başlat) открывает новый черновик; изменение проверяется в предпросмотре с реальными данными, из того же изображения формируется и публикуется PDF. Предыдущая версия уходит в архив.
Как присваивается номер ревизии документа?
При публикации шаблона, связанного с KYS (системой менеджмента качества), номер ревизии KYS увеличивается автоматически (например, с 1.0 до 1.1) и указывается дата вступления в силу.
Можно ли автоматически сформировать трудовой договор из шаблона?
Да. Шаблоны трудовых договоров поставляются как системные; документ формируется из личной карточки с заполненными данными сотрудника и может быть направлен ему через мобильное приложение.
Совпадает ли предпросмотр на экране с распечатанным PDF?
Да. Страница в редакторе совпадает со страницей в PDF; публикация выполняется после проверки PDF, сформированного из того же изображения предпросмотра с реальными данными.
Можно ли вручать документы сотрудникам через мобильное приложение?
Да. Документ направляется через мобильное приложение только из шаблона, у которого есть активная копия на площадке; ответ сотрудника хранится с каналом и данными ответившего.
Как отслеживать окончание срока страхового полиса?
При вводе в карточку автомобиля даты окончания каско и страховки открываются черновики полисов; документ завершается, а дата окончания попадает в календарь как событие.
Как получить согласие сотрудника на сверхурочную работу?
В Pulsar согласие на сверхурочные и суммированный учёт оформляется по каждому сотруднику в форме приёма на работу. Согласие — часть шага приёма, отдельная бумага не нужна.
Обсудим Pulsar HRM применительно к вашим процессам.
Начните с PDKS, а полевой и корпоративный уровни добавляйте по мере необходимости.