Dokumentenlenkung: Formular korrigieren und veröffentlichen, die ISO-Revisionsnummer steigt automatisch.
Revision, Vorschau mit echten Daten und KYS/ISO-Nummer in einem Ablauf.
Die Bildschirme im Film wurden in der türkischen Oberfläche von Pulsar HRM aufgenommen.
Vorlagenrevision: ISO-Revision von Dokumentvorlagen
Im Dokument- und Vorlagenkatalog (Belge ve Şablon Kataloğu) öffnet „Revision starten“ (Revizyon Başlat) aus der veröffentlichten Version einen neuen Entwurf. Im Editor ist der Briefkopf gesperrt, der Qualitätsblock kommt aus dem KYS-Eintrag; Datenfelder und ein Unterschriftsblock für drei Personen werden ergänzt. Veröffentlicht wird von der Seite, die mit einem echten Urlaubsformular in der Vorschau gezeigt wird, und mit dem aus derselben Ansicht erzeugten PDF. Im Bildschirm KYS / ISO wird die Revisionsnummer automatisch hochgezählt.
Dokumentenlenkung-Software: Liste gelenkter KYS-/ISO-Dokumente
Der KYS-Bildschirm listet jedes gelenkte Dokument mit KYS-Dokumentnummer, Vorlage, Revisionsnummer, Datum des Inkrafttretens und Status auf. Die Liste zeigt außerdem Eigentümertyp, Organisation, Briefkopf, Standorte und Erstveröffentlichungsdatum.
Revision starten: Entwurf aus der veröffentlichten Version
Im Dokument- und Vorlagenkatalog (Belge ve Şablon Kataloğu) legt „Revision starten“ (Revizyon Başlat) aus der veröffentlichten Version einen neuen Entwurf an. Die veröffentlichte Version bleibt unverändert.
Vorlagenverwaltung: Datenfelder und Dreifachunterschrift im Editor
Im Editor wird ein Datenfeld gesucht und eingefügt (zum Beispiel das Datum der Arbeitsaufnahme), das dreifache Unterschriftsfeld wird mit einem Klick platziert und der Entwurf gespeichert. Die Symbolleiste bietet Seitenausrichtung, Schriftart, Schriftgröße, Zeilenabstand, Suchen und Ersetzen sowie die Auswahl der verknüpften Tabelle.
Vorschau mit echten Daten und PDF aus derselben Ansicht
Im Veröffentlichungsmodus wird eine echte Datensatznummer eingegeben, und die Vorlage wird mit den Daten dieses Datensatzes in der Vorschau angezeigt. Aus demselben Bild wird das PDF erzeugt und nach erfolgreicher Prüfung veröffentlicht.
ISO-Dokumentenrevision: Die Revisionsnummer steigt automatisch
Mit der Veröffentlichung wird die vorherige aktive Version archiviert, die KYS-Revisionsnummer erhöht sich (zum Beispiel 1.1), und das Datum des Inkrafttretens wird eingetragen. Die Benachrichtigung nach der Veröffentlichung bestätigt, dass die Vorlage mit Vorschau aus echten Daten und PDF-Prüfung aus demselben Seitenbild veröffentlicht wurde.
So funktioniert es
- Im Dokument- und Vorlagenkatalog (Belge ve Şablon Kataloğu) klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlagenzeile und legen mit „Revision starten“ (Revizyon Başlat) aus der veröffentlichten Version einen neuen Entwurf an.
- Im Editor ist der Briefkopf gesperrt; mit „Datenfeld suchen“ (Veri alanı ara) fügen Sie ein Datenfeld ein, mit „Dreifaches Unterschriftsfeld hinzufügen“ (Üçlü imza alanı ekle) ein Unterschriftsraster.
- Mit „Als Entwurf speichern“ (Taslak Olarak Kaydet) sichern Sie den Entwurf, klicken im Katalog mit der rechten Maustaste auf die Zeile und wählen „📢 Veröffentlichen“ (Yayınla).
- Sie geben eine Urlaubsformularnummer ein, rufen die „Vorschau mit echten Daten“ (Gerçek Verili Önizleme) auf, prüfen mit „PDF aus derselben Ansicht erstellen“ (Aynı Görüntüden PDF Oluştur) das PDF und veröffentlichen.
- Im Katalog erhält die neue Version den Status „Veröffentlicht“; im Bildschirm KYS / ISO werden Revisionsnummer und Gültigkeitsdatum aktualisiert.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich die ISO-Revisionsnummer bei einer Vorlagenänderung von Hand anpassen?
Nein. Wird die Vorlage veröffentlicht, werden Revisionsnummer und Gültigkeitsdatum des KYS-Datensatzes automatisch aktualisiert. Auch der Qualitätsblock im Briefkopf (Dokument-Nr., Revisions-Nr.) stammt aus dem KYS-Datensatz.
Was passiert mit der vorherigen Version, wenn eine neue Revision veröffentlicht wird?
Die Revision wird als Entwurf mit der nächsten Zwischenversionsnummer nach der letzten Version angelegt. Bei der Veröffentlichung wird die bisher aktive Version nicht gelöscht, sondern archiviert.
Entspricht das veröffentlichte PDF der Vorschauseite?
Bei der Urlaubsformular-Vorlage erfolgt die Veröffentlichung aus der Seite, die mit einem von Ihnen gewählten echten Urlaubsformular in der Vorschau angezeigt wird; das PDF wird aus derselben Seitenansicht erzeugt und geprüft, erst dann folgt der Schritt „Veröffentlichen“.
Wie wird die Revisionsnummer vergeben?
Sie wird nicht von Hand vergeben; wird eine mit KYS verknüpfte Vorlage veröffentlicht, erhöht sich die Revisionsnummer automatisch, und das Datum des Inkrafttretens wird eingetragen.
Wie funktioniert die Dokumentenversionierung?
Mit „Revision starten“ (Revizyon Başlat) wird ein Entwurf angelegt, geändert, in der Vorschau mit echten Daten geprüft und veröffentlicht; die vorherige Version wird archiviert.
Wird für die ISO-9001-Dokumentenlenkung ein Revisionsverlauf geführt?
Ja. Der KYS-Bildschirm zeigt für jedes Dokument Revisionsnummer, Erstveröffentlichungs- und Inkrafttretensdatum sowie den Status.
Kann eine veröffentlichte Vorlage geändert werden?
Nein. Die veröffentlichte Version bleibt unverändert; Änderungen erfolgen über einen neuen Revisionsentwurf.
Sind Vorschau und PDF identisch?
Ja. Das PDF wird aus demselben Seitenbild wie die Vorschau mit echten Daten erzeugt, und ohne Prüfung wird nicht veröffentlicht.
Wie funktioniert die Dokumentennummerierung?
Die Dokumentennummerierung hängt am KYS-Datensatz: Die KYS-Dokumentnummer (zum Beispiel IK-FR-012) wird dort geführt, mit der Vorlage aufgelistet und in das Feld Dokument-Nr. im Briefkopf übernommen.
