إدارة إصدارات الوثائق: صحّحوا النموذج وانشروه، فيتقدّم رقم مراجعة ISO تلقائيًا.
المراجعة، والمعاينة ببيانات حقيقية، ورقم KYS/ISO في مسار واحد.
سُجّلت الشاشات الظاهرة في الفيلم من الواجهة التركية لـ Pulsar HRM.
مراجعة القوالب: مراجعة قوالب مستندات ISO
في دليل المستندات والقوالب (Belge ve Şablon Kataloğu) يفتح «بدء المراجعة (Revizyon Başlat)» مسودة جديدة من الإصدار المنشور. وفي المحرّر تكون الترويسة مقفلة، ويأتي قسم الجودة من سجل KYS؛ وتُضاف حقول البيانات والتوقيع الثلاثي. ويتمّ النشر من صفحة معاينة بنموذج إجازة حقيقي، ومن ملف PDF مُنتَج من العرض نفسه. وفي شاشة KYS / ISO يتقدّم رقم المراجعة تلقائيًا.
نظام ضبط الوثائق: قائمة الوثائق المضبوطة في KYS / ISO
تسرد شاشة KYS كل وثيقة مضبوطة برقم وثيقة KYS والقالب ورقم المراجعة وتاريخ السريان والحالة. كما تعرض القائمة نوع المالك والمؤسسة والترويسة والمواقع وتاريخ أول نشر.
بدء المراجعة: مسودة من الإصدار المنشور
في دليل المستندات والقوالب (Belge ve Şablon Kataloğu) يفتح «بدء المراجعة (Revizyon Başlat)» مسودة جديدة من الإصدار المنشور. ولا يتغيّر الإصدار المنشور.
قوالب المستندات: حقول البيانات والتوقيع الثلاثي في المحرر
في المحرّر يُبحث عن حقل البيانات ويُضاف (مثل تاريخ بدء العمل)، ويُوضع حقل التوقيع الثلاثي بنقرة واحدة، وتُحفَظ المسودة. وفي شريط الأدوات اتجاه الصفحة، ونوع الخط، وحجمه، وتباعد الأسطر، والبحث والاستبدال، واختيار الجدول المرتبط.
معاينة ببيانات حقيقية وPDF من العرض نفسه
في وضع النشر يُدخَل رقم قيد حقيقي، فيُعايَن القالب ببيانات ذلك القيد. ويُنتَج PDF من الصورة نفسها، وبعد التحقق يُنشر.
مراجعة وثائق ISO: رقم المراجعة يتقدم تلقائيًا
مع النشر ينتقل الإصدار النشط السابق إلى الأرشيف، ويتقدّم رقم مراجعة KYS (مثل 1.1)، ويُكتب تاريخ السريان. ويذكر الإشعار بعد النشر أن القالب نُشر بعد التحقق بمعاينة ببيانات حقيقية وبملف PDF من صورة الصفحة نفسها.
كيف يعمل
- في دليل المستندات والقوالب (Belge ve Şablon Kataloğu) تنقرون بزر الفأرة الأيمن على سطر القالب، وعبر «بدء المراجعة» ("Revizyon Başlat") تفتحون مسودة جديدة من الإصدار المنشور.
- في المحرّر تكون الترويسة مقفلة؛ وتضيفون حقل بيانات عبر «البحث عن حقل بيانات» ("Veri alanı ara")، وشبكة توقيعات عبر «إضافة حقل توقيع ثلاثي» ("Üçlü imza alanı ekle").
- تحفظون المسودة عبر «حفظ كمسودة» ("Taslak Olarak Kaydet")، ثم تنقرون بزر الفأرة الأيمن على السطر في الدليل وتختارون «📢 نشر» ("📢 Yayınla").
- تُدخلون رقم نموذج إجازة وتحصلون على «معاينة ببيانات حقيقية» ("Gerçek Verili Önizleme")، وتتحققون من ملف PDF عبر «إنشاء PDF من العرض نفسه» ("Aynı Görüntüden PDF Oluştur")، ثم تنشرون.
- يصبح الإصدار الجديد في الدليل «منشور» ("Yayımlandı")؛ ويُحدَّث رقم المراجعة وتاريخ السريان في شاشة KYS / ISO.
الأسئلة الشائعة
هل يجب تحديث رقم مراجعة ISO يدويًا عند تغيير القالب؟
لا. عند نشر القالب يُحدَّث رقم المراجعة وتاريخ السريان في سجل KYS تلقائيًا. كما تأتي كتلة الجودة في الترويسة (رقم المستند، رقم المراجعة) من سجل KYS.
ماذا يحدث للإصدار السابق عند نشر مراجعة جديدة؟
تُفتح المراجعة مسودةً برقم الإصدار الفرعي التالي لآخر إصدار. وأثناء النشر لا يُحذف الإصدار النشط السابق، بل يُنقل إلى الأرشيف.
هل يطابق ملف PDF المنشور الصفحة التي عاينتها؟
في قالب نموذج الإجازة يتم النشر من الصفحة التي جرت معاينتها باستخدام نموذج إجازة حقيقي تختارونه؛ ويُولَّد ملف PDF من صورة الصفحة نفسها، وبعد التحقق منه يُنتقل إلى خطوة «نشر» ("Yayınla").
كيف يُعطى رقم المراجعة؟
لا يُعطى يدويًا؛ فعند نشر قالب مرتبط بـ KYS (نظام إدارة الجودة) يتقدّم رقم المراجعة تلقائيًا ويُكتب تاريخ السريان.
كيف تتم إدارة إصدارات الوثائق؟
عبر «بدء المراجعة (Revizyon Başlat)» تُفتح مسودة، ويُجرى التغيير، ويُدقَّق بمعاينة ببيانات حقيقية، ثم يُنشر؛ وينتقل الإصدار السابق إلى الأرشيف.
هل يُحفظ سجل المراجعات لضبط الوثائق أيزو 9001؟
نعم. تعرض شاشة KYS لكل وثيقة رقم مراجعتها، وتاريخ أول نشر، وتاريخ السريان، وحالتها.
هل يمكن تغيير قالب منشور؟
لا. الإصدار المنشور لا يتغيّر؛ ويُجرى التغيير بمسودة مراجعة جديدة.
هل المعاينة مطابقة لملف PDF؟
نعم. يُنتَج PDF من صورة الصفحة نفسها للمعاينة ببيانات حقيقية، ولا يُنشر دون تحقّق.
كيف يعمل ترقيم الوثائق؟
يرتبط ترقيم الوثائق بسجل KYS: يُحفظ رقم وثيقة KYS (مثل IK-FR-012) في هذا السجل، ويُعرض مع القالب، وينتقل إلى حقل رقم الوثيقة في الترويسة.
