Lösung · Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsystem: Vorlage einmal gestalten, Dokument mit echten Daten drucken.

Eine Dokumentvorlage wird für alle als Standard markiert, eine andere nur für bestimmte Abteilungen und Berufsbezeichnungen als optional. In der Personalstammkarte eines neuen Mitarbeiters liegen die passenden Dokumente bereit und werden in einem Ausdruck mit ausgefüllten Personendaten gedruckt; die unterschriebene Ausfertigung wird mit demselben Eintrag verknüpft.

Eine Vorlagenrevision wird aus der veröffentlichten Version eröffnet und mit einem echten Datensatz in der Vorschau gezeigt; die KYS / ISO-Revisionsnummer zählt automatisch weiter. Befristete Dokumente wie Versicherungspolicen werden aus dem Anlagendatensatz als Entwurf eröffnet, ihr Ablauftag erscheint im Kalender.

Die Funktionen dieser Lösung sind in diesen Editionen enthaltenOPYS OKYS

Dokumentenmanagementsystem und digitale Personaldokumente – Funktionen: 3, Kurzfilme: 3

Formulargenerator und Dokumentvorlagen verwalten: TipTap-Editor und Datenfelder

Vorlagen werden im Editor im Browser mit Text, Tabellen und Datenfeldern gestaltet; die im Editor sichtbare Seite ist im PDF identisch. Datenfelder werden gesucht und eingefügt, ein dreifaches Unterschriftsfeld wird mit einem Klick platziert.

QM Dokumentation Software: Entwurf, Veröffentlichung, Archiv und Dokumentenversionierung

Eine Vorlage durchläuft den Zyklus Entwurf, Veröffentlichung und Archiv; eine veröffentlichte Version bleibt unverändert, „Revision starten“ (Revizyon Başlat) öffnet aus der veröffentlichten Version einen neuen Entwurf. Der Entwurf wird mit einem echten Datensatz in der Vorschau angezeigt, aus derselben Ansicht wird ein PDF erzeugt und veröffentlicht, und die KYS-/ISO-Revisionsnummer wird automatisch hochgezählt.

Dokumentvorlagen verwalten nach Standort: Quellvorlage und Standortkopie

Die Systemvorlage ist die Quelle; über „An Standorten aktivieren“ (Lokasyonlarda aktif et) arbeitet die Standortkopie, aus einer inaktiven Kopie werden keine Dokumente erzeugt. Ein langes Dokument, das ohne Öffnen des Bildschirms gedruckt wird, wird auf dem Server in Seiten aufgeteilt.

Fertige Systemvorlagen und Vertragsgenerator: Protokolle und Formulare

Arbeitsverträge, Übergabe- und Rückgabeformular für Betriebsmittel / Inventar, PSA-Übergabeformular, İSG-Unterlagen zu Ausschuss, Schulung, Unfall und KVM, Besucherausweis und das Austrittsschreiben an das Vollstreckungsamt sind als Systemvorlagen enthalten. Jede Vorlage arbeitet mit ihrer aktiven Kopie am Standort, und das Dokument wird mit den echten Daten des Datensatzes gedruckt.

HR Dokumente automatisieren: Standard- und optionale Regeln für die Personalakte

Ein Dokument wird als Standard für alle, ein anderes als optional nur für bestimmte Abteilungen und Berufsbezeichnungen markiert. In der Personalstammkarte eines neuen Mitarbeiters liegen die passenden Dokumente bereit, alle werden mit ausgefüllten Personendaten in einem Ausdruck gedruckt, und nach dem Hochladen der unterschriebenen Ausfertigung wird das Dokument nicht erneut erzeugt.

Befristete Dokumente überwachen: Verträge, externe Dokumente und Ablauferinnerung

Externe Dokumente werden verschlüsselt und mit Registriernummer gespeichert. Werden im Fahrzeugdatensatz die Ablaufdaten von Kasko- und Kfz-Haftpflichtversicherung eingetragen, öffnen sich in Verträge und Dokumente (Sözleşmeler ve Belgeler) Policenentwürfe; ein abgeschlossenes Dokument ist nicht mehr änderbar und das Ablaufdatum landet als Erinnerung im Kalender.

Mobile HR-Dokumente: Zustellung, gelesen und verstanden, ausdrückliche Einwilligung

Vertrag, KVKK-Datenschutzhinweis (türkisches Datenschutzgesetz), Zustellung der İSG-Unterweisung und Stellenbeschreibung werden dem Mitarbeiter als mobile Zustellung gesendet; der Mitarbeiter öffnet das Dokument und antwortet mit „Gelesen, verstanden“ (Okudum, Anladım). Die ausdrückliche KVKK-Einwilligung gibt nur der Mitarbeiter selbst ab; Kanal und antwortende Person werden gespeichert, das Dokument wird in die Personalakte aufgenommen.

Dokumente mit Briefkopf: Briefkopfprofile für Firmen und Subunternehmer

Für Firmen und Subunternehmer wird ein Briefkopfprofil mit offizieller Bezeichnung, Adresse, Steuerdaten, Dokumentcode-Präfix und Logo angelegt. Im KYS-Datensatz (Qualitätsmanagementsystem) wird eine Vorlage einem Briefkopfprofil zugeordnet; das Dokument wird mit diesem Kopf gedruckt.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software, in der Dokumentvorlagen, ihre Versionen und die erzeugten Dokumente zentral verwaltet werden. In Pulsar geht eine Vorlage vom Entwurf zur Veröffentlichung und von dort ins Archiv, und Dokumente werden mit echten Datensätzen gedruckt.

Wie funktioniert die Dokumentenversionierung?

Bei einer veröffentlichten Vorlage öffnet „Revision starten“ (Revizyon Başlat) einen neuen Entwurf; die Änderung wird in der Vorschau mit echten Daten geprüft, aus derselben Ansicht wird ein PDF erzeugt und veröffentlicht. Die vorherige Version geht ins Archiv.

Wie wird die Revisionsnummer vergeben?

Wird eine mit dem KYS verknüpfte Vorlage veröffentlicht, wird die KYS-Revisionsnummer automatisch hochgezählt (zum Beispiel von 1.0 auf 1.1), und das Gültigkeitsdatum wird eingetragen.

Kann man einen Arbeitsvertrag automatisch aus einer Vorlage erstellen?

Ja. Vorlagen für Arbeitsverträge sind als Systemvorlagen enthalten; das Dokument wird aus der Personalstammkarte mit den Daten des Mitarbeiters ausgefüllt erzeugt und kann per mobiler Zustellung an den Mitarbeiter gesendet werden.

Sind Bildschirmvorschau und gedrucktes PDF identisch?

Ja. Die im Editor sichtbare Seite ist im PDF identisch; veröffentlicht wird, sobald das aus derselben Ansicht der Vorschau mit echten Daten erzeugte PDF geprüft ist.

Können Dokumente Mitarbeitern mobil zugestellt werden?

Ja. Ein Dokument wird nur aus einer Vorlage mit aktiver Kopie am Standort als mobile Zustellung gesendet; die Antwort des Mitarbeiters wird mit Kanal und antwortender Person gespeichert.

Wie überwacht man das Ablaufdatum einer Versicherungspolice?

Wird in der Fahrzeugkarte das Ablaufdatum von Kasko- und Haftpflichtversicherung eingetragen, öffnen sich Policenentwürfe; das Dokument wird vervollständigt, und das Ablaufdatum erscheint als Termin im Kalender.

Wie holt man die Zustimmung zu Überstunden ein?

In Pulsar wird die Zustimmung zu Überstunden und Arbeitszeitausgleich im Eintrittsformular je Mitarbeiter erfasst. Die Zustimmung ist Teil des Eintrittsschritts, es zirkuliert kein separates Papier.

Sprechen wir über Pulsar HRM und Ihre eigenen Prozesse.

Beginnen Sie mit PDKS; ergänzen Sie die Ebenen für den operativen Einsatz und das Unternehmen, wenn Sie sie brauchen.

Sprechen wir über Pulsar Editionen ansehen