نظام إدارة الوثائق: يُصمَّم القالب مرة واحدة ويُطبع المستند ببيانات حقيقية.
يُعلَّم قالب مستند على أنه قياسي للجميع، وقالب آخر على أنه اختياري لأقسام ومسميات وظيفية محدّدة فقط. وفي بطاقة سجل الموظف الجديد تنتظر المستندات المطابقة للقاعدة جاهزة، وتُطبَع في مخرَج واحد معبّأ ببيانات الشخص؛ وتُربَط النسخة الموقّعة بالسجل نفسه.
تُفتَح مراجعة القالب من الإصدار المنشور، وتُعايَن بسجل حقيقي، ويتقدّم رقم مراجعة KYS / ISO تلقائيًا. والمستندات محدّدة المدة، مثل وثيقة التأمين، تُفتَح مسودةً من سجل الأصل، ويُدرَج يوم انتهائها في التقويم.
نظام إدارة الوثائق وإدارة مستندات الموارد البشرية رقميًا: عدد الميزات 3، وعدد الأفلام القصيرة 3
الميزة 11 · 0:49المستندات السريعة
قاعدة المستندات القياسية والاختيارية، ومستند جاهز للتوقيع في السجل
الميزة 37 · 0:50مراجعة القوالب
المراجعة، والمعاينة ببيانات حقيقية، ورقم KYS/ISO في مسار واحد
الميزة 38 · 0:54المستندات محدّدة المدة
من الأصل إلى مسودة الوثيقة، إلى يوم الانتهاء في التقويم
تصميم النماذج وقوالب المستندات: محرر TipTap وحقول البيانات
تُصمَّم القوالب في المحرّر داخل المتصفح بالنصوص والجداول وحقول البيانات؛ والصفحة التي تظهر في المحرّر هي نفسها في PDF. ويُبحَث عن حقل البيانات ويُضاف، ويوضَع حقل التوقيع الثلاثي بنقرة واحدة.
إدارة وثائق الجودة: مسودة ونشر وأرشفة وإدارة إصدارات الوثائق
يمر القالب بدورة المسودة والنشر والأرشيف؛ ولا يتغير الإصدار المنشور، ويفتح «بدء المراجعة (Revizyon Başlat)» مسودة جديدة من الإصدار المنشور. وتُعايَن المسودة بقيد حقيقي، ويُنتَج PDF من العرض نفسه ويُنشَر، ويتقدم رقم مراجعة KYS / ISO تلقائيًا.
إدارة القوالب حسب الموقع: القالب المصدر ونسخة الموقع
قالب النظام هو المصدر؛ وتعمل نسخة الموقع عبر «التفعيل في المواقع (Lokasyonlarda aktif et)»، ولا يُنتَج مستند من نسخة غير نشطة. ويُقسَّم المستند الطويل الذي يُطبَع دون فتح الشاشة إلى صفحات على الخادم.
قوالب نظام جاهزة وإنشاء العقود تلقائيا: المحاضر والنماذج
تأتي قوالبَ نظامٍ عقودُ الموظفين، ونموذج تسليم العُهدة / الأصول الثابتة وإرجاعها، ونموذج تسليم معدات الوقاية الشخصية، ومستندات لجنة İSG (السلامة والصحة المهنية) والتدريب والإصابات والإجراءات التصحيحية والوقائية، وبطاقة الزائر، وكتاب إشعار دائرة التنفيذ بترك العمل. ويعمل كل قالب بنسخته النشطة في الموقع، ويُطبَع المستند ببيانات القيد الحقيقية.
أتمتة مستندات الموارد البشرية: قواعد قياسية واختيارية لملف الموظف
يُعلَّم مستند ما قياسيًا للجميع، وآخر اختياريًا لأقسام ومسميات وظيفية محددة فقط. وفي بطاقة سجل الموظف الجديد تنتظر المستندات المطابقة للقاعدة جاهزة، وتُطبَع كلها في مخرج واحد معبّأ ببيانات الشخص، ولا يُعاد إنتاج المستند بعد تحميل النسخة الموقّعة.
تنبيه انتهاء المستندات: العقود والوثائق الخارجية والمستندات محددة المدة
تُحفظ الوثائق الخارجية مشفّرة وبرقم تسجيل. وعند إدخال تاريخ انتهاء التأمين الشامل والتأمين الإلزامي في سجل المركبة تُفتح مسودات الوثائق التأمينية في العقود والمستندات (Sözleşmeler ve Belgeler)؛ ولا يمكن تعديل المستند المكتمل، ويظهر تاريخ انتهائه في التقويم كتذكير.
تطبيق جوال للموظفين لاستلام المستندات: إقرار بالاطلاع والفهم والموافقة الصريحة
يُرسَل العقد ونص الإفصاح بموجب KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي) وتبليغ تعليمات İSG (السلامة والصحة المهنية) والوصف الوظيفي إلى الموظف تسليمًا عبر الهاتف، فيفتح الموظف المستند ويرد بـ «قرأتُ وفهمتُ (Okudum, Anladım)». ولا يقدّم إقرار الموافقة الصريحة بموجب KVKK إلا الموظف نفسه؛ وتُسجَّل قناة الرد ومن ردّ، ويدخل المستند إلى الملف الشخصي.
إنشاء مستندات بترويسة: ملفات الترويسة للشركات والمقاولين من الباطن
يُعرَّف ملف الترويسة للشركات والمقاولين من الباطن بالاسم الرسمي والعنوان والبيانات الضريبية وبادئة رمز المستند والشعار. وفي سجل KYS (نظام إدارة الجودة) يُربط القالب بملف ترويسة، ويُطبع المستند بهذه الترويسة.
الأسئلة الشائعة
ما هو نظام إدارة الوثائق؟
نظام إدارة الوثائق برنامج تُدار فيه قوالب المستندات وإصداراتها والمستندات المُنتَجة في مكان واحد. وفي Pulsar ينتقل القالب من المسودة إلى النشر ومن النشر إلى الأرشيف، وتُطبَع المستندات ببيانات القيد الحقيقية.
كيف تتم إدارة إصدارات الوثائق؟
في القالب المنشور يفتح «بدء المراجعة (Revizyon Başlat)» مسودة جديدة؛ ويُدقَّق التغيير بمعاينة ببيانات حقيقية، ويُنتَج PDF من العرض نفسه ويُنشَر. وينتقل الإصدار السابق إلى الأرشيف.
كيف يُعطى رقم المراجعة؟
عند نشر قالب مرتبط بـ KYS يتقدم رقم مراجعة KYS تلقائيًا (مثلًا من 1.0 إلى 1.1) ويُكتَب تاريخ السريان.
هل يمكن إنشاء عقد العمل تلقائيا من قالب؟
نعم. تأتي قوالب عقود الموظفين قوالبَ نظام؛ ويُنتَج المستند من بطاقة السجل معبّأً ببيانات الموظف، ويمكن إرساله إلى الموظف بالتسليم عبر الهاتف.
هل المعاينة على الشاشة مطابقة لملف PDF المطبوع؟
نعم. الصفحة التي تظهر في المحرّر هي نفسها في PDF؛ ويتم النشر بعد التحقق من ملف PDF المُنتَج من العرض نفسه للمعاينة ببيانات حقيقية.
هل يمكن تبليغ المستندات للموظفين عبر الجوال؟
نعم. لا يُرسَل المستند تسليمًا عبر الهاتف إلا من قالب له نسخة نشطة في الموقع؛ ويُحفَظ رد الموظف مع بيانات القناة ومن ردّ.
كيف تتم متابعة تاريخ انتهاء وثيقة التأمين؟
عند إدخال تاريخ انتهاء التأمين الشامل والتأمين في بطاقة المركبة تُفتَح مسودات الوثائق؛ ويُستكمَل المستند ويُدرَج يوم الانتهاء في التقويم حدثًا.
كيف يتم الحصول على موافقة الموظف على العمل الإضافي؟
في Pulsar تُستكمَل موافقة العمل الإضافي وموازنة ساعات العمل لكل موظف في نموذج بدء العمل. فالموافقة جزء من خطوة التعيين، ولا تتنقل ورقة منفصلة.
لنتحدث عن Pulsar HRM في ضوء إجراءاتكم الخاصة.
ابدأوا بـ PDKS؛ وأضيفوا الطبقات الميدانية والمؤسسية كلما احتجتم إليها.