كايزن: من ورقة منسية في الصندوق إلى ملف قرار أمام الإدارة.
الموافقة المبدئية، والمعلومات الإضافية، والتقرير، وقرار الإدارة في سجل واحد.
سُجّلت الشاشات الظاهرة في الفيلم من الواجهة التركية لـ Pulsar HRM.
كايزن: كايزن ومقترحات التحسين
يكتب الموظف مقترح التحسين من هاتفه؛ فيصل المقترح تلقائيًا إلى قائمة الموافقة المبدئية (Ön Onay) لدى مسؤول القسم. وتُطرَح المعلومات الناقصة ويُجاب عنها في السجل نفسه. وبعد الموافقة الأولى تنتقل المسؤولية إلى مدير أعلى؛ ويُعِدّ التقييم المبدئي تقرير دعم القرار. والتقرير ذو إصدارات، ويُسجَّل محتواه ببصمة SHA-256؛ ويظهر متّخذ القرار ومن سجّله في النظام كلٌّ على حدة.
تقديم اقتراح من الجوال عبر نموذج كايزن
يفتح العامل بطاقة كايزن / التحسين (Kaizen / İyileştirme) ضمن الطلبات (Talepler). ويكتب العنوان والفئة والوضع الحالي والمقترح، ويضيف ثلاث صور كحد أقصى، ويضغط «إرسال المقترح (Öneri Gönder)».
مسار اعتماد كايزن: الموافقة المبدئية والمعلومات الإضافية
يصل المقترح برقم قيد إلى قائمة الموافقة المبدئية (Ön Onay) لدى مسؤول القسم. وإذا طلب المسؤول معلومات إضافية يُحال إلى صاحب المقترح، ومع الرد يعود القيد إلى المرحلة التي توقف عندها.
تقييم الاقتراحات وتقرير كايزن للإدارة
بعد الموافقة الأولى ينتقل المقترح إلى الرئيس المباشر لمن اعتمده. وعند إتمام التقييم المبدئي يُنشأ تقرير دعم قرار الإدارة مسودةً، ويُعرض بصيغة PDF.
قرار الإدارة العليا وإصدار التقرير
عند كتابة قرار الإدارة العليا (مثل: أُدرج في خطة التطبيق) يُختتم التقرير ويرتفع رقم إصداره. ويظهر متّخذ القرار ومسجّله منفصلين، ويُرسَل إشعار إلى صاحب المقترح.
كايزناتي: متابعة الاقتراحات من صاحبها
يرى العامل في مقترحاتي في كايزن (Kaizen Önerilerim) حالة مقترحه والمعلومات الإضافية المطلوبة، ويرسل رده من هناك. وعند إرسال الرد تتحدّث القائمة ويستمر المقترح من المرحلة التي توقف عندها.
كيف يعمل
- يكتب الموظف على هاتفه في نموذج الطلبات › «كايزن / تحسين» (Talepler › "Kaizen / İyileştirme") الوضع الحالي ومقترحه والفائدة المتوقعة، ثم يرسله.
- يحصل المقترح على رقم ويصل إلى قائمة الموافقة المبدئية (Ön Onay) لدى مسؤول القسم؛ ويستفسر المسؤول عن المعلومات الناقصة عبر «طلب معلومات إضافية» ("Ek Bilgi İste").
- يجيب الموظف عن السؤال في شاشة «مقترحاتي للكايزن» ("Kaizen Önerilerim")؛ فيعود القيد إلى المرحلة التي توقف عندها.
- بعد الموافقة الأولى ينتقل المقترح إلى المدير الأعلى للشخص الذي وافق عليه؛ وعند اكتمال التقييم المبدئي يُعدّ تقرير دعم القرار.
- في تقارير الإدارة (Yönetim Raporları) يُفتح التقرير بصيغة PDF؛ ويُسجَّل قرار الإدارة العليا باسم صاحب القرار.
الأسئلة الشائعة
إلى من يذهب اقتراح كايزن؟
يُحدَّد المسؤول من قسم المقترح، ويصل المقترح إلى قائمة الموافقة المبدئية (Ön Onay) لديه. وبعد الموافقة الأولى يُوجَّه القيد إلى المدير الأعلى مباشرة للمستخدم الذي وافق.
أين يرى الموظف طلب المعلومات الإضافية ويرد عليه؟
من قسم «المعلومات الإضافية المطلوبة» ("İstenen Ek Bilgi") في القيد، ضمن شاشة «مقترحاتي للكايزن» ("Kaizen Önerilerim") على الهاتف. وعند إرسال الرد يعود القيد إلى المرحلة التي توقف عندها ويُدرج في سجل الحركات.
كيف يُحفظ تقرير دعم القرار للإدارة؟
التقرير متعدد الإصدارات: تُنشأ مسودة في التقييم المبدئي، والإصدار النهائي مع قرار الإدارة. ويُسجَّل ملخص محتوى ملف PDF بـ SHA-256؛ ويظهر صاحب القرار ومن أدخله في النظام كلٌّ على حدة.
كيف يُعبّأ نموذج كايزن؟
على الهاتف، في بطاقة كايزن / التحسين (Kaizen / İyileştirme) يُكتب العنوان والفئة والوصف، وتُضاف صورة، ويُرسَل المقترح؛ وعلى الويب يستطيع المدير إدخاله نيابةً عن الموظف أيضًا.
ماذا يحدث للاقتراح الذي طُلبت له معلومات إضافية؟
يُرسَل إشعار إلى صاحب المقترح؛ وعندما يردّ العامل من مقترحاتي في كايزن (Kaizenlerim) يعود القيد إلى المرحلة التي توقف عندها.
هل يمكن الحصول على تقرير كايزن بصيغة PDF؟
نعم. يُعرض تقرير دعم قرار الإدارة بصيغة PDF ويُرسَل بالبريد الإلكتروني؛ ويحمل الملف رقم الإصدار.
أين يتابع صاحب الاقتراح اقتراحه؟
يتابع حالته والمعلومات الإضافية المطلوبة من شاشة مقترحاتي في كايزن (Kaizen Önerilerim) في تطبيق الهاتف.
هل يمكن إدخال اقتراح كايزن من الويب؟
نعم. يستطيع المدير على الويب إدخال المقترح نيابةً عن الموظف عبر «مقترح جديد (Yeni Öneri)».
كيف تعمل وحدة كايزن في Pulsar كمنصة أفكار الموظفين؟
يرسل الموظف اقتراحه من الجوال عبر نموذج «كايزن / تحسين»، فيصل إلى طابور «الموافقة المبدئية» (Ön Onay) لدى مسؤول القسم، وبعد التقييم المبدئي ينتقل مع تقرير دعم القرار إلى قرار الإدارة العليا. ويتابع صاحب الاقتراح المسار من «اقتراحات كايزن الخاصة بي» (Kaizen Önerilerim).
هل يمكن استخدام نظام كايزن بدل Excel لمتابعة الاقتراحات؟
نعم. في Pulsar يحصل الاقتراح على رقم سجل من النموذج، وتُسجَّل مراحل الاعتماد وطلبات المعلومات والردود في سجل الحركات، ويُحفظ تقرير دعم القرار للإدارة ملف PDF بإصدارات.
