تسجيل الزوار: من التسجيل عند البوابة إلى الإخلاء الطارئ، تعرف من في الداخل.
سجل الزوار الإلكتروني: تسجيل الزوار وحجز موعد زيارة
تُفتَح الزيارة بتاريخ الموعد وساعته؛ ويُدخَل الفريق والمرافق ولوحة المركبة، ولا يُفتَح قيد مفتوح ثانٍ للشخص نفسه. ويُبحَث عن الزائر المتكرر بالاسم أو الهاتف أو رقم الهوية التركي (TC)؛ فتأتي الشركة والهاتف واللوحة جاهزة، ويظهر رقم الهوية مقنّعًا.
الموافقة على الزيارة: موافقة المضيف عبر الويب والجوال
يصل إشعار إلى الموظف المُزار؛ فيختار المضيف من هاتفه «اعتماد (Onayla)» أو «تعليق (Beklet)». ويمكن للمستخدم المخوّل إدخال الزائر من الويب عبر «السماح بالدخول (Girişe İzin Ver)».
شروط دخول الزوار: فحص المستندات وتعهد İSG (السلامة والصحة المهنية) وKVKK
تُستكمَل شروط المستندات الإلزامية والتعهّد والبطاقة في درج واحد ويُعتمَد الدخول. وتُعرَض نصوص İSG (السلامة والصحة المهنية) وKVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي) النشطة كاملةً، وتُطبَع بصيغة PDF، وتُحمَّل النسخة الموقّعة اختياريًا.
تصميم بطاقة زائر وطباعتها ومخزون البطاقات
تُطبَع بطاقة الزائر من قالب المستند؛ وإذا لم يوجد قالب تُطبَع بالبطاقة المدمجة دون خطأ، فالبطاقة تعمل حتى لو لم تكن إدارة المستندات مثبّتة. ويُدار مخزون البطاقات، ويُكتَب رقم البطاقة أو يُمسَح، وتُسترجَع البطاقة المفقودة أو التالفة بصلاحية.
القائمة السوداء للزوار: تنبيه الزائر المحظور
يُمنَع الشخص المحظور المطابق بالهوية منعًا قاطعًا. وعند التطابق في الاسم أو الشركة أو اللوحة يُعطى تنبيه، ويُعلَّم القيد المنبَّه عليه في القائمة.
قائمة من في الداخل وقائمة الإخلاء
يُسجَّل الدخول والخروج بتوقيت الموقع، ويبقى كل من بالداخل في القائمة، ويُظهر لون الصف الحالة. وعند بدء الإخلاء في الطوارئ يظهر من بالداخل ومن أكّد ذلك؛ ويُسجّل الرد «تم الإخلاء» الخروجَ، ويصل مرة يوميًا إشعار ملخص بالزيارات المفتوحة التي تجاوزت مدتها.
مدة الحفظ وفق KVKK (قانون حماية البيانات التركي) وإخفاء الهوية
تُضبَط مدة حفظ بيانات الزوار في سياسة الموقع؛ وعند انقضاء المدة تُجهَّل البيانات الشخصية. ولا تُصدَّر القائمة إلا بأعمدة الشبكة إلى Excel أو PDF أو بالبريد الإلكتروني، ويُسجَّل كل تصدير في سجل التدقيق.
تقرير الزوار الشهري
يعرض تقرير المدير الشهري الأعداد حسب نوع الزيارة، وأعلى 10 حسب الشركة، ومتوسط مدة البقاء، والزيارات التي لم يحضر أصحابها والملغاة، وتطابقات المحظورين، والمقارنة بالشهر الماضي. ويُستخرَج بصيغة Excel أو PDF.
الأسئلة الشائعة
ما البديل عن سجل الزوار الورقي لتسجيل دخول الزوار؟
في Pulsar يُحفَظ تسجيل الزوار إلكترونيًا مع الموعد وموافقة المضيف وشروط الدخول وساعتي الدخول والخروج. وتأتي بيانات الزائر المتكرر جاهزة بالبحث.
كم مدة حفظ بيانات الزوار؟
تضبط الشركة مدة الحفظ في سياسة الموقع. وعند انقضاء المدة تُجهَّل البيانات الشخصية للزائر تلقائيًا.
كيف تُعدّ بطاقة الزائر؟
لا حاجة إلى برنامج منفصل لطباعة بطاقة زائر: تُطبع البطاقة من قالب مستند، وإذا لم يُعرَّف قالب تُستخدم البطاقة المدمجة. ويُكتب رقم البطاقة أو يُمسح عند الدخول.
كيف يُعرض إشعار KVKK للزائر؟
عند الدخول يُعرَض نص KVKK (قانون حماية البيانات الشخصية التركي) النشط كاملًا ويُطبَع بصيغة PDF؛ وتُحمَّل النسخة الموقّعة إلى القيد اختياريًا.
كيف يُبلَّغ الزائر بتعليمات İSG؟
يُعرَض تعهّد İSG (السلامة والصحة المهنية) النشط كاملًا في درج شروط الدخول، ويُطبَع، ويمكن تحميل نسخته الموقّعة؛ ولا يُعتمَد الدخول قبل استكمال الشروط.
كيف تعمل القائمة السوداء للزوار؟
يُمنَع منعًا قاطعًا الشخص الذي يرد رقم هويته في القائمة السوداء. وعند التطابق في الاسم أو الشركة أو اللوحة يُعطى تنبيه ويُعلَّم القيد في القائمة.
كيف تُتابَع قائمة الإخلاء للزوار في حالات الطوارئ؟
عند بدء الإخلاء في الطوارئ تُسرَد قائمة الزوار الموجودين بالداخل والأشخاص الذين أكّدوا ذلك؛ ويُسجّل الرد «تم الإخلاء» خروجَ الزائر.
هل يمكن للمضيف الموافقة على الزائر من الجوال؟
نعم. يصل إشعار إلى الموظف الذي تتم زيارته، فيردّ في تطبيق الجوال بـ«اعتماد (Onayla)» أو «تعليق (Beklet)».
ماذا يُفعل إذا فُقدت بطاقة الزائر؟
يعالج المستخدم المخوَّل البطاقة المفقودة أو التالفة بتسجيلها في مخزون البطاقات واستردادها.
لنتحدث عن Pulsar HRM في ضوء إجراءاتكم الخاصة.
ابدأوا بـ PDKS؛ وأضيفوا الطبقات الميدانية والمؤسسية كلما احتجتم إليها.