Besuchermanagement: von der Anmeldung am Tor bis zur Evakuierung ist klar, wer auf dem Gelände ist.
Besucherbuch digital: Besucherregistrierung und Termine
Ein Besuch wird mit Termindatum und -uhrzeit angelegt; Gruppe, Begleitperson und Kfz-Kennzeichen werden eingegeben, für dieselbe Person wird kein zweiter offener Eintrag angelegt. Wiederkehrende Besucher werden über Name, Telefon oder TC (türkische Identitätsnummer) gesucht; Firma, Telefon und Kennzeichen werden übernommen, die TC erscheint maskiert.
Besucher Freigabe durch Gastgeber: im Web und mobil
Die besuchte Person erhält eine Benachrichtigung; der Gastgeber wählt auf dem Smartphone „Genehmigen“ (Onayla) oder „Warten lassen“ (Beklet). Ein berechtigter Benutzer kann den Besucher im Web mit „Eintritt erlauben“ (Girişe İzin Ver) einlassen.
Besucher Check-in: Dokumentenprüfung, İSG- (Arbeitsschutz) und KVKK-Erklärung
Pflichtdokumente, Verpflichtungserklärungen und Ausweisbedingungen werden in einem Seitenbereich vervollständigt, und der Zutritt wird bestätigt. Aktive İSG- und KVKK-Texte werden im Volltext angezeigt, als PDF gedruckt, eine unterschriebene Ausfertigung kann optional hochgeladen werden.
Besucherausweis Vorlage, Druck und Kartenbestand
Der Besucherausweis wird aus der Dokumentvorlage gedruckt; ohne Vorlage wird er fehlerfrei mit dem integrierten Ausweis gedruckt, der Ausweis funktioniert auch ohne installiertes Dokumentenmanagement. Der Ausweisbestand wird verwaltet, die Ausweisnummer wird eingegeben oder eingelesen, verlorene oder beschädigte Ausweise werden mit Berechtigung zurückgenommen.
Besucher Sperrliste: Warnung bei gesperrten Besuchern
Eine gesperrte Person, deren Identität übereinstimmt, wird definitiv blockiert. Bei Übereinstimmung von Name, Firma und Kennzeichen wird eine Warnung ausgegeben, und der gewarnte Eintrag wird in der Liste markiert.
Wer ist im Haus: Besucherliste und Evakuierung
Kommen und Gehen werden mit der Standortzeit erfasst, alle Anwesenden bleiben in der Liste, die Zeilenfarbe zeigt den Status. Wird eine Notfallevakuierung gestartet, ist sichtbar, wer sich im Gelände befindet und wer dies bestätigt hat; die Antwort „evakuiert“ erfasst den Austritt, und für offene Besuche, die die Dauer überschreiten, kommt einmal täglich eine Sammelbenachrichtigung.
KVKK-Aufbewahrungsfrist (türkisches Datenschutzgesetz) und Anonymisierung
Die Aufbewahrungsfrist für Besucherdaten wird in der Standortrichtlinie eingestellt; nach Ablauf werden personenbezogene Daten anonymisiert. Die Liste wird nur mit den Rasterspalten als Excel, PDF oder per E-Mail exportiert, und jeder Export wird im Prüfprotokoll erfasst.
Monatlicher Besucherbericht
Der monatliche Managementbericht zeigt Zahlen nach Besuchsart, die Top 10 nach Firma, die durchschnittliche Aufenthaltsdauer, nicht erschienene und stornierte Besuche, Treffer auf der Sperrliste und den Vergleich mit dem Vormonat. Er wird als Excel oder PDF ausgegeben.
Häufig gestellte Fragen
Was ersetzt das Papier-Besucherbuch bei der Besucheranmeldung?
In Pulsar wird die Besucheranmeldung elektronisch mit Termin, Freigabe durch den Gastgeber, Zutrittsbedingungen sowie Kommt- und Gehzeit geführt. Die Daten wiederkehrender Besucher werden per Suche übernommen.
Wie lange werden Besucherdaten aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsfrist legt die Firma in der Standortrichtlinie fest. Nach Ablauf werden die personenbezogenen Daten des Besuchers automatisch anonymisiert.
Wie erstellt man einen Besucherausweis?
Ein separates Programm zum Drucken von Besucherausweisen ist nicht nötig: Der Ausweis wird aus einer Dokumentvorlage gedruckt; ist keine Vorlage definiert, wird die integrierte Karte verwendet. Die Kartennummer wird beim Check-in eingegeben oder gescannt.
Wie zeigt man Besuchern den KVKK-Datenschutzhinweis?
Beim Zutritt wird der aktive KVKK-Text (türkisches Datenschutzgesetz) im Volltext angezeigt und als PDF gedruckt; eine unterschriebene Ausfertigung kann optional zum Eintrag hochgeladen werden.
Wie unterweist man Besucher im Arbeitsschutz (İSG)?
Die aktive İSG-Verpflichtungserklärung wird im Seitenbereich der Zutrittsbedingungen im Volltext angezeigt, gedruckt, und ihre unterschriebene Ausfertigung kann hochgeladen werden; ohne erfüllte Bedingungen wird der Zutritt nicht bestätigt.
Wie funktioniert eine Besucher Sperrliste?
Eine Person, deren Identitätsnummer auf der Sperrliste steht, wird definitiv blockiert. Bei Übereinstimmung von Name, Firma und Kennzeichen wird eine Warnung ausgegeben, und der Eintrag wird in der Liste markiert.
Wie verfolgt man die Evakuierung von Besuchern im Notfall?
Wird eine Notfallevakuierung gestartet, werden die Besucher im Gelände und die bestätigenden Personen aufgelistet; die Antwort „evakuiert“ erfasst den Austritt des Besuchers.
Kann der Gastgeber den Besucher per Handy freigeben?
Ja. Der besuchte Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung und antwortet in der mobilen App mit „Genehmigen“ (Onayla) oder „Warten lassen“ (Beklet).
Was tun, wenn ein Besucherausweis verloren geht?
Ein verlorener oder beschädigter Ausweis wird von einem berechtigten Benutzer im Ausweisbestand erfasst und zurückgenommen.
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